April is maand om aandacht te geven aan het samen verbeteren

Het is april, de zon komt steeds vaker tevoorschijn en schijnt steeds warmer. Je merkt aan alles dat de lente begint en dat het overal de tijd is van groeien en vernieuwing.
We kunnen deze energie ook naar onze teams halen en werken aan nieuwe ideeën en werk maken van het verbeteren van de dynamiek, de processen of onze producten.

April is dan ook voor het samenwerken de maand die in het teken staat van Samen Verbeteren.

We weten het allemaal! Er is altijd wel iets wat je kan verbeteren of wat anders kan. Een gevleugelde uitspraak is dat stilstand hetzelfde is als achteruitgang en dit willen we allemaal voorkomen. Verbeteringen doorvoeren is belangrijk voor de kwaliteit van het werk. Het is ook belangrijk voor de kwaliteit van het team, de dynamiek verbetert namelijk hierdoor aanzienlijk.
Je stimuleert hiermee ook de ontwikkeling van jouw medewerkers, ze verbeteren ook zichzelf.

Er is echter een groot probleem waar we allemaal tegenaan lopen en dat is tijd. Structureel problemen oplossen vraagt tijd. Aangezien tijd een schaars goed is, is het gevolg dat we vaak te lang wachten met het daadwerkelijk aanpakken van de problemen en dat is jammer. 

Begin met samen verbeteren

Goede voornemens zijn belangrijk en om deze uit te laten komen moet je gewoon beginnen. Bepaal allereerst met elkaar een passend moment om met elkaar van gedachten te wisselen over aandacht te geven aan verbeteringen. 

Bepaal eerst samen volgens welke structuur en welk ritme je aan het verbeteren gaat werken. Hou dit ook gerust beperkt wat het zal onderdeel moeten worden van het gewone proces dus het moet wel passen. 

Daarna is het de vraag waar je energie aan gaat besteden. Soms bepaal je het samen als team en soms komt dit ook gewoon als opdracht vanuit het management. Daarna ga je aan de slag team, betrek iedereen en gebruik de kennis en kunde van iedereen. 
Let op het hanteren van een duidelijke afgesproken structuur. 

Lean en Agile werken

Lean en Agile werken kan soms afschrikken, vooral ook omdat dit voornamelijk uit de IT omgeving komt. Toch is dit ook gewoon heel goed toepasbaar In het dagelijkse reilen en zeilen wat alle teams. Het gaat erom dat je vanuit jullie eigen groep de veranderingen gaan aansturen en daarbij zorgt dat acties op korte termijn worden uitgevoerd. Dus geen grote projecten waarbij de doelstellingen pas over langere periode gehaald worden.  Haalbare afspraken, uitgevoerd op korte termijn.(twee of drie weken)  
Groot voordeel is de overzichtelijkheid en de ruimte om bij kunt sturen indien nodig. 

Samen verbeteren met de Verbetercirkel

Samen verbeteren kan alleen resultaat opleveren als je een structuur hebt. Deze structuur heb je als je gebruik maakt van de VerbeterCirkel. Dit is een methode die afkomstig is uit het lean werken en bestaat uit een viertal onderdelen. 

1. Het probleem 
2. De oorzaak 
3. Onze oplossing 
4. Ons plan 

Volg je de stappen In de VerbeterCirkel dan begin je met elkaar om het probleem duidelijk te krijgen. Iedereen binnen het team zal moeten begrijpen wat nu eigenlijk het probleem is. En wanneer het opgelost is. Pas op het moment dat het echt voor Iedereen duidelijk is waar jullie aan gaan werken dan ga je door naar de volgende stap. 

En de volgende stap is dat je gaat kijken naar de echte grondoorzaken van het probleem. Hierbij merk je dat vaak verschillende oorzaken de aanleiding zijn. Oorzaken die je wellicht niet allemaal tegelijkertijd kunt oplossen. Goed om samen te bepalen waar jullie mee aan de slag gaan. 

Nu pas ga je pas oplossingen bedenken door bijvoorbeeld te brainstormen met elkaar. Dit kan je op veel verschillende manieren doen maar zo'n gevoel dat je hierin ook afwisselt. Maak gebruik van elkaars creativiteit Focus is belangrijk en dus zal een keuze gemaakt moeten worden uit de oplossingen waarvan jullie denken dat ze haalbaar zijn en dat ze ook het meeste effect gaan sorteren. 

De laatste stap In de VerbeterCirkel is het afspreken van de acties met elkaar. Wie gaat wat doen en wanneer is het klaar. Vergeet hierbij niet met elkaar af te spreken wie overal verantwoordelijk is voor de uitvoering van deze verbeterde cirkel. 

Kleine stapjes hebben grote impact

Samen verbeteren kost tijd en succes is helaas niet gegarandeerd.  Door op deze manier met elkaar samen te werken verbeter je de dynamiek en de kwaliteit van het team. Tegelijk krijgen de talenten van de teamleden de ruimte om zich te ontplooien.  

Het behalen van resultaten zorgt ook voor veel plezier, zorg dat jullie samen de successen vieren want dat hebben jullie dan ook wel verdiend.